ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу Ковпаківського районного суду

міста Суми

Із змінами та доповненнями внесеними рішеннями зборів суддів

Ковпаківського районного суду м. Суми

від 18.03.2016 року №2;

від 30.09.2016 року №3;

від 14.04.2017 року №5;

від 23.02.2018 року №2;

від 20.12.2018 року №12;

від 10.01.2019 року №1;

від 26.06.2020 року №6;

від 06.11.2020 року №10;

від 09.04.2021 року №2 в новій редакції

від 24.09.2021 року №5;

від 12.11.2021 року №6;

від 26.04.2024 року № 2.

І. Загальні положення

1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Ковпаківського районного суду м. Суми (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів Україні від 02 квітня 2015 року № 25 (далі – Положення), Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу у Ковпаківському районному суді м. Суми, віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення.

3. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Ковпаківського районного суду міста Суми збори суддів рішенням затверджують відповідні зміни до цих Засад.

4. Засади використання автоматизованої системи документообігу Ковпаківського районного суду міста Суми (в разі змін та доповнень) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

ІІ Функціональні обов’язки

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Ковпаківському районному суді м. Суми визначаються на підставі наказів керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).

ІІІ Особливості розподілу судових справ

1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

3. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цих Засад.

5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з урахуванням вимог пункту 8 розділу ІІІ Засад використання автоматизованої системи документообігу Ковпаківського районного суду міста Суми та правил поєднання судових справ.

6. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

7. У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування за листком тимчасової непрацездатності, закінчення повноважень судді, тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді або судді, який входить до складу колегії у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

8. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

9. У разі виявлення реєстрації судової справи (матеріалів кримінального провадження) в автоматизованій системі документообігу суду з невідповідним індексом, така справа підлягає перереєстрації із зазначенням правильного індексу. При цьому така справа передається на розгляд раніше визначеному судді.

10. Якщо під час реєстрації обліково-статистичної картки та автоматизованого розподілу судової справи між суддями визначено одного суддю замість складу колегії суддів, то в такому випадку до обраного вже головуючого додатково дообираються ще два судді.

Тимчасово, на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), встановити такі особливості судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальних провадженнях та розгляду окремих питань під час судового провадження. Так, у разі неможливості суддею (колегією суддів) розглянути клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, воно може бути передано на розгляд до іншого судді, визначеного в порядку, встановленому частиною третьою статті 35 Кримінального процесуального кодексу України, або розглянуто головуючим.

11. Розподіл судових справ між суддями.

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

1)           автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

2)           розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

3)           визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

4)     повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів Ковпаківського районного суду міста Суми мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених цими Засадами.

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

1) за два місяці до закінчення повноважень судді;

2) за сім календарних днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

3) за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

4) у період відпустки судді;

5) за один робочий день до дня відпочинку (незалежно від кількості днів відпочинку);

6) за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

7) під час тимчасової непрацездатності судді;

8) за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), якщо її тривалість становитиме менше семи календарних днів;

9) за три робочі дні до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), якщо тривалість навчання, підвищення кваліфікації, тощо, становитиме більше семи календарних днів;

10) у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

11) у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

12) в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

12. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються слідчому судді згідно автоматизованого розподілу судових справ.

13. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

1) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

2) судові справи про перегляд заочного рішення;

3) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

4) матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

У разі надходження на розгляд до суду матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої судом вже здійснюється судове провадження двома різними суддями, воно передається складу суду, в провадженні якого перебуває перше кримінальне провадження, для вирішення питання про їх об’єднання. У разі відсутності вказаного судді таке кримінальне провадження передається судді, в провадженні якого перебуває наступне кримінальне провадження, а у разі відсутності вказаних суддів то в такому випадку таке кримінальне провадження підлягає розподілу на загальних підставах.

5) судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

6) судові справи про адміністративні правопорушення, які були направлені суддею на доопрацювання та усунення недоліків, після їх повернення до суду передаються на розгляд тому ж судді, який повертав дані справи;

7) зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

8) заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

9) заяви про відновлення втраченого судового провадження;

10) заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

11) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

12) клопотання про арешт майна або продовження строків досудового розслідування, подане після усунення недоліків, передається на розгляд судді, який повертав таке клопотання;

13) справи які направлялися до інших судів за підсудністю, але були повторно направлені до Ковпаківського районного суду м. Суми за підсудністю.

{доповнено підпунктом 13 абзацу 2 пункту 13 розділу третього згідно рішення зборів суддів №6 від 12.11.2021}

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 3, 4, 6, 12 пункту 13 розділу ІІІ Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, якщо ця обставина призведе до порушення строків розгляду справи, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу справи.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10, 11 пункту 13 розділу ІІІ Засад використання автоматизованої системи документообігу суду вони передаються раніше визначеному судді, після його виходу на роботу.

14. Особливості повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 Положення.

Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи (більше двох місяців за рішенням Зборів суддів) такі невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7 до Положення) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

Передача судової справи для вирішення питання про її повторний автоматизований розподіл (окрім підстав, передбачених Положенням для вирішення питання про повторний автоматизований розподіл судових справ) можлива у таких випадках:

1) у разі надходження слідчому судді клопотання, яке повинно бути розглянуто негайно або в день надходження, і на момент його надходження слідчий суддя знаходився в судовому засіданні під час якого видалився до нарадчої кімнати до наступного дня, таке клопотання підлягає повторному автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на підставі доповідної записки секретаря судового засідання або помічника судді.

2) у разі надходження слідчому судді клопотання про продовження строку тримання під вартою, яке повинно бути розглянуто до закінчення строку дії попередньої ухвали, і на момент його надходження слідчий суддя знаходився в судовому засіданні під час якого видалився до нарадчої кімнати до наступного дня, таке клопотання підлягає повторному автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на підставі  доповідної записки секретаря судового засідання або помічника судді.

Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 11 цих Засад.

Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень) здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) на підставі доповідної або службової записки.

У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або ж зміна судді (суддів) здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).

15. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цих Засад фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у абзаці 1 пункту 15 цих Засад обставин.

У разі настання обставин, зазначених у абзаці 1 пункту 15 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

У випадку знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) здійснюється в день їх надходження в ручному режимі та проводиться особами, відповідальними за автоматизований розподіл справ, а у разі їхньої відсутності – начальником відділу документообігу та організаційного забезпечення розгляду судових справ, між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з відображенням результатів розподілу в спеціальному журналі (форма і зміст якого затверджується зборами суддів).

{абзац 5 пункту 15 розділу третього викладено в новій редакції згідно рішення зборів суддів №6 від 12.11.2021 р.}

Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у абзаці 1 пункту 15 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена цими Засадами інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

16. У разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою присяжного у цивільних справах, у зв’язку з неявкою останнього в судове засідання (знаходження у відпустці, лікарняному, відрядженні, тощо) або неможливості його явки в судове засідання, на підставі доповідної головуючого судді у справі, здійснюється визначення іншого присяжного автоматизованою системою документообігу суду.

{після пункту 15 розділу третього доповнено пунктом шістнадцятим згідно рішення зборів суддів №6 від 12.11.2021 р.}

IV Коефіцієнт адміністративних посад

1. В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади встановлюються наступні коефіцієнти:

• голова Ковпаківського районного суду міста Суми – 0,75
• заступник голови Ковпаківського районного суду міста Суми – 0,9

V Прикінцеві та перехідні положення.

1. Ці засади набирають чинності з наступного робочого дня після проведення зборів суддів Ковпаківського районного суду м. Суми.
2. Зміни та доповнення до цих Засад можуть бути внесені зборами суддів Ковпаківського районного суду м. Суми.
3. Положення підпунктів 2.3.31, 2.3.33, 2.3.37, 2.3.39, 2.3.42, 2.3.48, 2.3.53, 2.3.54, 2.3.59 пункту 2.3, підпункту 2.5.6 пункту 2.5, підпункту 2.6.4 пункту 2.6 щодо роздрукування протоколів автоматизованого розподілу судової справи між суддями, автоматичного визначення складу колегії, автоматичного визначення запасного судді, заміни основного судді запасним суддею, автоматичного визначення слідчого судді, передачі судової справи раніше визначеному судді, повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями, визначення основних та запасних присяжних, визначення народних засідателів не застосовуються у випадку прийняття суддею (суддею доповідачем) рішення про формування та зберігання судової справи в електронній/змішаній формі. Відповідні протоколи зберігаються як електронні документи.

{після пункту 2 розділу п’ятого доповнено пунктом третім згідно рішення зборів суддів № 2 від 26.04.2024 р.}